Implementasi teknologi informasi (TI) adalah suatu bentuk perubahan di dalam perusahaan atau organisasi. Dengan begitu, kita tidak bisa memisahkan persoalan teknis, yang terkait dengan TI, dengan persoalan non-teknis, seperti manajemen perubahan. Hal ini harus dipikirkan dan dicarikan solusinya secara komprehensif demi kesuksesan implementasi TI tersebut.
Dalam organisasi bisnis, tujuan dari implementasi IT adalah untuk meningkatkan kinerja layanan dari bisnis tersebut tentunya. Karena itu setipa organisasi bisnis sudah pasti akan terus berupaya untuk meningkatkan layanan bisnisnya melalui peningkatan layanan IT.
Salah satu model peningkatan kualitas layanan TI dalam sebuah organisasi adalah CSI (Contiual Service Improvement). Dalam implementasi CSI disebutkan bahwa untuk meningkatkan layanan IT maka tidak dapat dilakukan pada satu sapek saja meliankan pada keseluruhan aspek dalam organisasi, sehingga organisasi tersebut perlu mentransformasi diri untuk meningkatkan layanannya.
Mengapa Meningkatkan Kualitas Layanan IT memerlukan Tranformasi Organisasi ?
Ketika kita memulai untuk mengimplementasikan CSI, pahamilah bahwa focus pada satu peningkatan proses layanan saja selalu tidak cukup karena sebagian besar proses dipengaruhi oleh dan sering tertanam dalam bagian lain dari organisasi.
Peningkatan kinerja layanan biasanya merupakan hasil perubahan dari organisasi, dan perubahan sering merupakan tantangan yang besar bagi sebuah organisasi. Secara natural, manusia bereaksi untuk menolak terhadap perubahan dengan resistensi. Untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian hasil yang diinginkan, pertimbangkanlah untuk menggunakan pendekatan “organization change” oleh John Kotter dari Harvard Bussiness School.
Hambatan dalam perubahan Organisasi
Namun, perubahan organisasional bukanlah hal yang mudah dilakukan. Ada banyak kendala yang bisa menghadang dan memacetkan program-program perubahan. Sejumlah kendala yang ditengarai oleh George dan Jones (2002:645-646) adalah: (1) kendala-kendala sistem keorganisasian dan kekuasaan, (2) perbedaan-perbedaan dalam orientasi fungsional dan struktur organisasi yang mekanistik, (3) kelembaman (inertia) kultur organisasi, (4) norma dan kohesivitas kelompok, (5) pemikiran kelompok (group think) dan kendala-kendala individual, seperti ketidaksiapan yang mengakibatkan rasa ketidakpastian, kekhawatiran, ketidakamanan, persepsi selektif, dan retensi kebiasaan
Berikan Perhatian khusus terhadap perubahan organisasi.
Agar CSI berjalan dengan sukses, kita perlu menuju “softer aspect” dari perubahan organisasi. Perhatikan dengan seksama hal berikut, terutama karena layanan dalam CSI membutuhkan bekerjanya fungsi-fungsi yang berbeda dalam organisasi dengan cara yang baru.
Aspek dalam perubahan organisasi meliputi
- mengatasi resistansi dalam perubahan
- Mendapatkan komitmen dari partisipan
- Menberdayakan
- Memotivasi dan melibatkan partisipan
- Mentapkan komunikasi yang efektif
Transformasi Organisasi
Model manajemen perubahan yang sangat baik diartikulasikan oleh John P. Kotter dengan delapan langkah manajemen perubahan seperti yang diungkapkan dalam bukunya yang berjudul “Leading Change” pada tahun 1996.

Change Management oleh Kotter
Kotter mengungkapkan delapan langkah perubahan, yaitu (1) membangun situasi perlunya perubahan, (2) membangun koalisi atau kelompok kerja untuk perubahan, (3) membangun visi dan strategi untuk perubahan, (4) mengomunikasikan visi perubahan ke semua pihak di dalam perusahaan atau organisasi, (5) melakukan perubahan melalui pemberdayaan, (6) menciptakan kemenangan atau hasil baik jangka pendek, (7) melakukan konsolidasi dan melanjutkan perubahan yang diperlukan, dan (8) menanamkan pendekatan-pendekatan baru tersebut dalam budaya kerja.
Lebih lanjut, Kotter mengungkapkan setidaknya ada tiga kemampuan yang dibutuhkan pemimpin perubahan, yaitu (1) kemampuan mendiagnosa kemungkinan-kemungkinan penolakan perubahan, (2) kemampuan menangani semua bentuk penolakan yang ada, serta (3) kemampuan memilih strategi untuk melakukan perubahan.
Demikianlah, ditengah semakin meningkatkan tuntutan pelanggan akan kinerja layanan sebuah organisasi, maka organisasi untuk tetap eksis perlu mentetapkan dan melaksnankan strategi yang tepat serta berkomitemen tinggi untuk meningkatkan kualitas layanannya agar tetap eksis ditengah persaingan yang ada.
Sumber : dari berbagai sumber